Utilidades del CTRL + Letras en las aplicaciones Office

Hasta ahora hemos visto, en otras entradas, el uso de la tecla CTRL para desplazarnos dentro de una tabla, para irnos desde una Tabla de contenidos hasta su correspondiente desarrollo pero vamos a contar algunas formas o métodos abreviados que nos hacen más fácil el uso de las aplicaciones Office de Microsoft en línea con la entrada de Crear mensajes secretos donde apuntábamos ya el uso de CTRL+L que ahora repasaremos.

Empezamos por resumir algunos de los métodos más fáciles y utilizados a partir de la tecla CTRL más la letra que iremos describiendo:

+ U   Nos abre un documento nuevo
+ A   Nos abre un documento existente
+ R   Nos cierra un documento abierto
+ L   Nos abre Buscar y Reemplazar
+ E   Nos selecciona todo el documento
+ C   Para copiar
+ X   Para cortar
+ V   Para pegar
+ P   Para imprimir
+ Y   Para rehacer la última acción
+ Z   Para deshacer la última acción

Un resumen práctico que nos ahorrará tiempo en nuestro trabajo diario. Probad y seguro que algún método abreviado pasa a formar parte de vuestra forma personal de desenvolveros en Office.

No obstante, hay que tener en cuenta que, algunos de estos métodos abreviados, pueden variar según las versiones. Podemos encontrar mucha más información en la página de Soporte de Microsoft.

Cambiar mayúsculas a minúsculas en Word

Podemos cambiar el formato de los textos en Word a partir del botón Aa (Cambiar mayúsculas y minúsculas) del grupo Fuente de la ficha Inicio de una manera sencilla. En la imagen siguiente podemos ver las diferentes formas de cambiar el texto de mayúsculas a minúsculas, poner la primera en mayúsculas (en forma de oración) y otras formas más creativas como poner la primera de cada palabra en mayúsculas o incluso alternarlas.

También podemos modificar el formato con métodos abreviados como, por ejemplo, si después de seleccionar un texto en minúsculas pulsamos SHIFT y
* una vez F3 obtendremos un texto con la primera letra de cada palabra en Mayúsculas (4)
* dos veces F3 obtendremos un texto totalmente en Mayúsculas (2)

Crear mensajes secretos en Word de forma sencilla 2

Si queremos mantener oculta una información en un documento Word también podemos acceder a métodos más rocambolescos, fáciles o, a veces, extraños:

   4. Otro muy sencillo podría ser comprimir la fuente para hacerla ilegible. Que se puede completar con otros métodos como el 1. Cambiar el color de la fuente a blanco cuando estamos con un fondo blanco. El proceso pasa por Seleccionar el texto, ir a la ficha Inicio grupo Fuente y en la pestaña Avanzado modificar el espaciado, por ejemplo, a comprimido a 3 puntos como puede verse en el ejemplo:
    

EJEMPLO DE OCULTAR TEXTO CON ESPACIADO

EJEMPLO DE OCULTAR TEXTO CON ESPACIADO

    5.       Otro clásico puede ser, después de cambiar el tipo, el color y el espaciado de la fuente, optar por cambiar el tamaño de la fuente que puede ser combinable con cualquiera de los anteriores. El texto minimizado del ejemplo tiene un tamaño de 4,5 puntos.

EJEMPLO DE OCULTAR TEXTO CON TAMAÑO

EJEMPLO DE OCULTAR TEXTO CON TAMAÑO

    6.  Otros métodos podrían basarse en introducir códigos secretos en tablas y utilizar la herramienta Buscar y reemplazar para eliminar unos determinados caracteres que desvelen el código secreto. La idea es obtener de una sopa de letras un código sabiendo el patrón a eliminar del mismo. Veamos un ejemplo:

T	D	A	S	E
A	R	D	E	M
S	E	U	Z	A
A	Z	A	C	N
M	A	N	A	O

Eliminando A, M, E, N, Z, D y S

T
	R
		U
			C
				O

  Recordad que si se necesita seguridad real en los mensajes, debemos ir a métodos de encriptación más complejos. Para más información, podéis leer el artículo Acerca de la criptografía y el cifrado en Office 2013.

Crear mensajes secretos en Word de forma sencilla 1

Cuando queremos mantener oculta una información en un documento Word pensamos en varios caminos:

Proteger el documento: Acudiendo a Archivo – Información – Proteger documento – Cifrar con contraseña. Microsoft recuerda que no puedes recuperar las contraseñas si las olvidas.

Pero siempre tenemos caminos más curiosos para ocultar, si no proteger, un mensaje oculto en un documento Word. Veamos algunos de ellos:

1.       Uno muy sencillo podría ser cambiar el color de fuente a blanco. Que se puede completar con otros pasos como minimizar el tamaño. Insertar una imagen y ajustarla delante del texto, etc.

2.       Otro clásico puede ser cambiar el tipo de fuente a alguno de tipo gráfico o desconocido y que el destinatario conozca para luego convertirlo en legible.

Ejemplo en Wingdings o MT Extra   Ejemplo en Wingdings o Aparajita

3.        El tercero que proponemos es establecer un código pactado de cambios en el texto para reemplazar determinados caracteres: es recomendable sustituir tanto vocales como consonantes para establecer más dificultad en encontrar el patrón. Usaremos CTRL+L (Buscar y Reemplazar)

Ejemplo. Patrón: sustituir o por w/p por a/e por i/r por h/ El mismo párrafo quedaría:

Hjhmalw. Aatrón: susthtuhr w awr w/a awr a/h awr h/r awr h/

Pulsa aquí para ver la siguiente entrada donde puedes ver más formas de ocultar o dificultar la visualización de un mensaje.

Prueba y no dudes en compartir cualquier otra sugerencia aquí abajo en Comentarios 

¿Glosario, índice o tabla de contenidos en Word? 2. Índice

Introducción

Ésta y la anterior entrada intentan explicar cómo hacer un glosario de palabras o términos, o un índice de un documento Word de la manera más sencilla posible.

Desarrollo

Lo primero tenemos que determinar es en qué herramienta se encuentra y, posteriormente, explicar cómo llevarlo a cabo.

Existen varias opciones con distintas ventajas e inconvenientes. Vamos a explicar dos de ellas:

Primera. Utilizando los estilos de Word con Tabla de contenido

Segunda. Utilizando los índices de Word marcando previamente las entradas del índice

(1)     Ver entrada anterior

(2)     En este segundo caso, utilizaremos también el texto indicado arriba para explicar el ejemplo. Vemos que también hay dos títulos de estos apartados: Introducción y Desarrollo. Lo primero que haremos será acceder a la ficha Referencias pero ahora al grupo Índice y marcar las entradas para nuestro índice (Curiosamente este cuadro de diálogo permanece abierto al acceder al texto y podemos marcar todas nuestras entradas, eso sí, pulsando en el cuadro de texto Entrada). Lo segundo que haremos será irnos al destino en el que deseamos que figure nuestro índice y volver ahora a la misma ficha y grupo y pulsar en Insertar índice donde vamos a elegir el Formato del índice y de los números de página. El resultado, que no será dinámico y que habrá que incorporarle un título, es el de abajo:

D

Desarrollo................................................................... 2

I

Introducción............................................................... 2

¿Glosario, índice o tabla de contenidos en Word? 1. Tabla de contenido

Introducción

Ésta y la siguiente entrada intentan explicar cómo hacer un glosario de palabras o términos, o un índice de un documento Word de la manera más sencilla posible.

Desarrollo

Lo primero tenemos que determinar es en qué herramienta se encuentra y, posteriormente, explicar cómo llevarlo a cabo.

Existen varias opciones con distintas ventajas e inconvenientes. Vamos a explicar dos de ellas:

1.       Primera. Utilizando los estilos de Word con Tabla de contenido

2.       Segunda. Utilizando los índices de Word con marcación previa de las entradas del índice

(1)    En el primer caso, utilizaremos el texto indicado arriba para explicar el ejemplo. Vemos que hay dos títulos de estos apartados: Introducción y Desarrollo. Ambos tienen, por defecto, estilo “normal”. Lo primero que haremos será aplicarles el estilo Título 1 (de momento nos conformaremos con un índice de un solo nivel y con el estilo predeterminado de Word para el Título 1. Éste último aspecto puede no gustarnos y tendremos que crear nuestros propios estilos o modificar los que predetermina Word pero eso será en otra entrada). Lo segundo será acceder a la ficha Referencias y al grupo Tabla de contenido y aplicar la Tabla automática 1 en el lugar donde queramos que aparezca. El resultado es el del pie y será dinámico (es decir, al pulsar directamente o con CTRL iremos a la ubicación con el texto del título indicado):

Contenido

Introducción.............1

Desarrollo. 1.................1

Buscar y reemplazar en Office 2010

En la ficha Inicio de la cinta de opciones de la mayoría de aplicaciones Office 2010 podemos encontrar una herramienta muy útil que nos sirve para BUSCAR.
Podemos buscar aspectos generales como una palabra concreta en el archivo en cuestión pero también podemos afinar con un formato determinado, que esté en una hoja concreta (si es Excel por ejemplo) diferenciando entre mayúsculas y minúsculas, etc.
También podemos utilizar los comodines más habituales: el interrogante (?) representa un carácter y el asterisco (*) que representa uno o más caracteres. Veamos dos ejemplos de cada uno:
- Podemos buscar con el asterisco, por ejemplo, palabras que empiezan por a, luego utilizaríamos "a*".
- Las búsquedas con el interrogante no son tan precisas como podrían serlo en MS-DOS y, ahora, si buscamos una palabra de dos letras que acabe en a del tipo: "la", "sa", "ta", deberíamos utilizar "?a" pero nos encontramos con el siguiente matiz y consiste en que, con esta búsqueda, aparecerán también palabras del tipo "latón", "sala" o "taxi" porque el comodín actúa como "?a*" y no como esperábamos limitando a dos letras.

Esta herramienta de búsqueda es muy útil y nos ahorra bastante trabajo en la localización de valores (palabras, números, etc.) pero su utilidad se multiplica si, además, le incorporamos la posibilidad de REEMPLAZAR los valores encontrados pero, eso, lo veremos en otra entrada.