Las fechas en Excel

Para determinar que el valor de una celda es una fecha podemos introducir el valor de forma similar a a alguno de los formatos que utiliza Excel como por ejemplo:
5/2/2018, 5/2, 5-2, etc. y el programa lo traducirá a formatos de celda
Fecha en el primer ejemplo y Personalizada (dd-mmm) en los dos siguientes.

Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan usar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número 1 y las siguientes como el 15/2/2018 sería el número 43.136 que serán los días que han pasado desde el 1 de enero de 1900.

Podemos realizar operaciones con fechas y obtendremos un número razonable (restar dos fechas) pero si sumamos dos fechas nos sumará el número equivalente de cada una de ellas como por ejemplo si sumamos el 15/2/2018 con el 6/3/2017 obtendremos 85.936 suma de 15/2/2018 (43.136) con el 6/3/2017 (42.800).

También podemos inventarnos fechas entre un intervalo. Podemos incluir la fecha mínima y máxima en las celdas A1 y B1 respectivamente y utilizar la función ALEATORIO.ENTRE(A1;B1) para obtener una fecha aleatoria entre ese intervalo. En caso de buscar más fechas aleatorias (para lo que estiraremos dicha función) recordad previamente fijar la fecha mínima y máxima (con un F4 tendremos suficiente sobre A1;B1) ALEATORIO.ENTRE($A$1;$B$1).

Las funciones de fecha y hora permiten operar con fechas como para convertir números en valores como DIA, HORA, MES, MINUTO,... o calcular la diferencia entre dos fechas como FRAC.AÑO, DIAS.LAB, SIFECHA, etc.

Para saber más, puedes consultar la ayuda de Microsoft.

Consejos para una buena presentación

Aunque trabajamos con Power point, estas recomendaciones nos valdrán para cualquier presentación visual que tengamos que hacer apoyándonos en una proyección.

En formato píldora: considera
5 consejos de cómo hacer la presentación  ( P  ) y
7 consejos de cómo defenderla en público (PU)

¿Cómo hacerla?

CUIDA EL DISEÑO	P
SIMPLICIDAD	P
CONEXIÓN TODO	P
BIEN ESCRITO?	P
OXIGENA TEXTO	P
¿Cómo defenderla? CONTACTO VISUAL	PU
PRACTICA MUCHO	PU
PRUEBA TODO ANTES	PU
POSTURA Y VOZ	PU
VIVELA	PU
RESPETA EL TIEMPO	PU
OBSERVA AL PÚBLICO Cuando estés contento  con tu presentación	PU Defiéndela con entusiasmo

¿Cómo hacer un formulario en Word?

Si necesitamos un documento rellenable pero no queremos que se cumplimente nada fuera de los campos y de la forma establecida por nosotros, lo que necesitamos es un formulario.

Para hacer un formulario en Word tenemos que activar la ficha Programador (o Desarrollador según la versión de Office) para que nos aparezcan los controles que necesitamos. ¿Cómo realizar este paso?

Accedemos a     Archivo – Opciones - Personalizar cinta de opciones

En la columna de la derecha, veremos que existe esa ficha principal pero que no está activada. Lo haremos þ y le daremos a Aceptar.

Ahora podemos ver el grupo Controles. Antes de ponernos manos a la obra, describiremos qué nos encontramos en dicho grupo:

1. Nos aparecen los controles propios de la versión,
2.  Los controles heredados de otras versiones (algunos más versátiles en cuanto a la determinación del contenido: texto, número, fecha, etc.) y
3. El modo de Edición o Diseño, las Propiedades determinadas del control de campo introducido y el botón Agrupar/Desagrupar texto.

Con los controles (1 y 2) podemos configurar qué campos deseamos que se rellenen. Con Propiedades (3) podemos ajustar dichos campos (por ejemplo, introducir los valores que queremos que nos ofrezca una lista desplegable).

Una vez editado el formulario. Nombre y apellidos: Haga clic aquí para escribir texto.

Restringimos la edición en el grupo Proteger permitiendo solo Rellenando formularios y aplicando una protección (contraseña). A partir de ese momento, la persona que reciba este documento solo podrá cumplimentar los campos que hemos habilitado y con las características o formas definidas en Propiedades. Listo para enviar y recibir cumplimentado.

La ficha Revisar en WORD. Una gran desconocida II (Comentarios y Proteger)

Seguimos con al ficha, o pestaña, Revisar y en esta entrada escribiremos acerca de los grupos Comentarios y Proteger.
En el grupo Comentarios encontramos Nuevo comentario y Comentario de lápiz:
Con el primero podemos incorporar un globo con un comentario que nos aparece al margen del área de texto pero que, podemos evitar que se imprima, si desactivamos Imprimir documento con revisiones en la ruta Archivo - Imprimir - Configuración. Al introducir ese comentario, se activaran los botones de Anterior, Siguiente, Eliminar.
Con el segundo podemos incorporar un comentario escrito por nosotros "a mano alzada": Ni que decir tiene la importancia de un buen pulso para que nuestra inserción no parezca realizada por un niño de corta edad. En este caso, se activaran los botones Pluma y Borrador.
En el grupo Proteger podemos establecer Restricciones al formato y/o a la Edición para lo cual tendremos que indicar una contraseña o la autenticación de usuarios que previamente habremos habilitado en Excepciones.
Como ejemplo de Restricciones de Edición podemos comentar la opción Rellenando formularios que nos delimitara -de forma automática- las áreas donde podemos escribir o acceder (campos de texto, listas desplegables, casillas de verificación, etc.) respecto a las que no podremos modificar si no tenemos acceso a Suspender la protección para trabajar en el Modo Edición o Diseño, es decir, si no tenemos privilegios de usuarios o conocemos la contraseña.

La ficha Revisar en WORD. Una gran desconocida I (Revisión e Idioma)

Una ficha bastante desconocida en los usuarios habituales de Word suele ser Revisar. Aunque parece un paso más que necesario para evitar esos errores tipográficos y ortográficos que hemos cometido -sin querer- al rellenar un documento. En esta entrada veremos el grupo Revisión y el grupo Idioma.
Con Ortografía y gramática podemos evitar gran parte de esos errores, construir un diccionario personalizado, etc. Tenemos la cuestión de las palabras con tildes (o acentos) diacríticas que pueden ser no detectadas y que requerirá de tus conocimientos para identificarlas y corregirlas. Ejemplos de palabras que, como adverbios interrogativos (¿cuándo hablamos?), se acentúan pero cuando funcionan como pronombres o adverbios relativos ya no se acentúan (cuando hablamos). Podemos encontrar ejemplos en la RAE. También la no corrección de la tilde en las mayúsculas aún a pesar de las recomendaciones de la Real Academia Española de la Lengua.
Otro aspecto cuando escribimos un texto es la repetición de palabras en un párrafo que puede ser mejorada con la herramientas Sinónimos que nos dará palabras similares para sustituir fácil e inmediatamente.
Cuando estudiamos idiomas nos piden redacciones o textos de un número concreto de palabras: una forma sencilla de ver ese "resumen" en Word es utilizar la herramienta Contar palabras que te mostrará los carácteres utilizados, las líneas, los párrafos, etc.
Ya en el grupo Idioma, también podemos establecer la preferencia de idioma y el idioma de corrección y siguiendo con el ejemplo de estudiar idiomas: también podemos traducir una palabra o, incluso, el documento entero.

Opciones de imprimir en Office

Para acceder a imprimir de una manera rápida podemos pulsar CTRL+P y acceder a las opciones del cuadro de diálogo que nos aparece.
En Word, podemos imprimir varias páginas en una misma hoja, un intervalo de páginas, determinadas características de los documentos, etc.
En Excel, podemos imprimir un intervalo, una selección, todo un libro, etc.
En Power Point, podemos imprimir diapositivas, páginas de notas o documentos y la diapositiva actual, un intervalo, todas las diapositivas, una presentación personalizada, etc.

Utilidades del CTRL + Letras en las aplicaciones Office

Hasta ahora hemos visto, en otras entradas, el uso de la tecla CTRL para desplazarnos dentro de una tabla, para irnos desde una Tabla de contenidos hasta su correspondiente desarrollo pero vamos a contar algunas formas o métodos abreviados que nos hacen más fácil el uso de las aplicaciones Office de Microsoft en línea con la entrada de Crear mensajes secretos donde apuntábamos ya el uso de CTRL+L que ahora repasaremos.

Empezamos por resumir algunos de los métodos más fáciles y utilizados a partir de la tecla CTRL más la letra que iremos describiendo:

+ U   Nos abre un documento nuevo
+ A   Nos abre un documento existente
+ R   Nos cierra un documento abierto
+ L   Nos abre Buscar y Reemplazar
+ E   Nos selecciona todo el documento
+ C   Para copiar
+ X   Para cortar
+ V   Para pegar
+ P   Para imprimir
+ Y   Para rehacer la última acción
+ Z   Para deshacer la última acción

Un resumen práctico que nos ahorrará tiempo en nuestro trabajo diario. Probad y seguro que algún método abreviado pasa a formar parte de vuestra forma personal de desenvolveros en Office.

No obstante, hay que tener en cuenta que, algunos de estos métodos abreviados, pueden variar según las versiones. Podemos encontrar mucha más información en la página de Soporte de Microsoft.