¿Cómo hacer un formulario en Word?

Si necesitamos un documento rellenable pero no queremos que se cumplimente nada fuera de los campos y de la forma establecida por nosotros, lo que necesitamos es un formulario.

Para hacer un formulario en Word tenemos que activar la ficha Programador (o Desarrollador según la versión de Office) para que nos aparezcan los controles que necesitamos. ¿Cómo realizar este paso?

Accedemos a     Archivo – Opciones - Personalizar cinta de opciones

En la columna de la derecha, veremos que existe esa ficha principal pero que no está activada. Lo haremos þ y le daremos a Aceptar.

Ahora podemos ver el grupo Controles. Antes de ponernos manos a la obra, describiremos qué nos encontramos en dicho grupo:

1. Nos aparecen los controles propios de la versión,
2.  Los controles heredados de otras versiones (algunos más versátiles en cuanto a la determinación del contenido: texto, número, fecha, etc.) y
3. El modo de Edición o Diseño, las Propiedades determinadas del control de campo introducido y el botón Agrupar/Desagrupar texto.

Con los controles (1 y 2) podemos configurar qué campos deseamos que se rellenen. Con Propiedades (3) podemos ajustar dichos campos (por ejemplo, introducir los valores que queremos que nos ofrezca una lista desplegable).

Una vez editado el formulario. Nombre y apellidos: Haga clic aquí para escribir texto.

Restringimos la edición en el grupo Proteger permitiendo solo Rellenando formularios y aplicando una protección (contraseña). A partir de ese momento, la persona que reciba este documento solo podrá cumplimentar los campos que hemos habilitado y con las características o formas definidas en Propiedades. Listo para enviar y recibir cumplimentado.

La ficha Revisar en WORD. Una gran desconocida II (Comentarios y Proteger)

Seguimos con al ficha, o pestaña, Revisar y en esta entrada escribiremos acerca de los grupos Comentarios y Proteger.
En el grupo Comentarios encontramos Nuevo comentario y Comentario de lápiz:
Con el primero podemos incorporar un globo con un comentario que nos aparece al margen del área de texto pero que, podemos evitar que se imprima, si desactivamos Imprimir documento con revisiones en la ruta Archivo - Imprimir - Configuración. Al introducir ese comentario, se activaran los botones de Anterior, Siguiente, Eliminar.
Con el segundo podemos incorporar un comentario escrito por nosotros "a mano alzada": Ni que decir tiene la importancia de un buen pulso para que nuestra inserción no parezca realizada por un niño de corta edad. En este caso, se activaran los botones Pluma y Borrador.
En el grupo Proteger podemos establecer Restricciones al formato y/o a la Edición para lo cual tendremos que indicar una contraseña o la autenticación de usuarios que previamente habremos habilitado en Excepciones.
Como ejemplo de Restricciones de Edición podemos comentar la opción Rellenando formularios que nos delimitara -de forma automática- las áreas donde podemos escribir o acceder (campos de texto, listas desplegables, casillas de verificación, etc.) respecto a las que no podremos modificar si no tenemos acceso a Suspender la protección para trabajar en el Modo Edición o Diseño, es decir, si no tenemos privilegios de usuarios o conocemos la contraseña.

La ficha Revisar en WORD. Una gran desconocida I (Revisión e Idioma)

Una ficha bastante desconocida en los usuarios habituales de Word suele ser Revisar. Aunque parece un paso más que necesario para evitar esos errores tipográficos y ortográficos que hemos cometido -sin querer- al rellenar un documento. En esta entrada veremos el grupo Revisión y el grupo Idioma.
Con Ortografía y gramática podemos evitar gran parte de esos errores, construir un diccionario personalizado, etc. Tenemos la cuestión de las palabras con tildes (o acentos) diacríticas que pueden ser no detectadas y que requerirá de tus conocimientos para identificarlas y corregirlas. Ejemplos de palabras que, como adverbios interrogativos (¿cuándo hablamos?), se acentúan pero cuando funcionan como pronombres o adverbios relativos ya no se acentúan (cuando hablamos). Podemos encontrar ejemplos en la RAE. También la no corrección de la tilde en las mayúsculas aún a pesar de las recomendaciones de la Real Academia Española de la Lengua.
Otro aspecto cuando escribimos un texto es la repetición de palabras en un párrafo que puede ser mejorada con la herramientas Sinónimos que nos dará palabras similares para sustituir fácil e inmediatamente.
Cuando estudiamos idiomas nos piden redacciones o textos de un número concreto de palabras: una forma sencilla de ver ese "resumen" en Word es utilizar la herramienta Contar palabras que te mostrará los carácteres utilizados, las líneas, los párrafos, etc.
Ya en el grupo Idioma, también podemos establecer la preferencia de idioma y el idioma de corrección y siguiendo con el ejemplo de estudiar idiomas: también podemos traducir una palabra o, incluso, el documento entero.

Opciones de imprimir en Office

Para acceder a imprimir de una manera rápida podemos pulsar CTRL+P y acceder a las opciones del cuadro de diálogo que nos aparece.
En Word, podemos imprimir varias páginas en una misma hoja, un intervalo de páginas, determinadas características de los documentos, etc.
En Excel, podemos imprimir un intervalo, una selección, todo un libro, etc.
En Power Point, podemos imprimir diapositivas, páginas de notas o documentos y la diapositiva actual, un intervalo, todas las diapositivas, una presentación personalizada, etc.

Utilidades del CTRL + Letras en las aplicaciones Office

Hasta ahora hemos visto, en otras entradas, el uso de la tecla CTRL para desplazarnos dentro de una tabla, para irnos desde una Tabla de contenidos hasta su correspondiente desarrollo pero vamos a contar algunas formas o métodos abreviados que nos hacen más fácil el uso de las aplicaciones Office de Microsoft en línea con la entrada de Crear mensajes secretos donde apuntábamos ya el uso de CTRL+L que ahora repasaremos.

Empezamos por resumir algunos de los métodos más fáciles y utilizados a partir de la tecla CTRL más la letra que iremos describiendo:

+ U   Nos abre un documento nuevo
+ A   Nos abre un documento existente
+ R   Nos cierra un documento abierto
+ L   Nos abre Buscar y Reemplazar
+ E   Nos selecciona todo el documento
+ C   Para copiar
+ X   Para cortar
+ V   Para pegar
+ P   Para imprimir
+ Y   Para rehacer la última acción
+ Z   Para deshacer la última acción

Un resumen práctico que nos ahorrará tiempo en nuestro trabajo diario. Probad y seguro que algún método abreviado pasa a formar parte de vuestra forma personal de desenvolveros en Office.

No obstante, hay que tener en cuenta que, algunos de estos métodos abreviados, pueden variar según las versiones. Podemos encontrar mucha más información en la página de Soporte de Microsoft.

Cambiar mayúsculas a minúsculas en Word

Podemos cambiar el formato de los textos en Word a partir del botón Aa (Cambiar mayúsculas y minúsculas) del grupo Fuente de la ficha Inicio de una manera sencilla. En la imagen siguiente podemos ver las diferentes formas de cambiar el texto de mayúsculas a minúsculas, poner la primera en mayúsculas (en forma de oración) y otras formas más creativas como poner la primera de cada palabra en mayúsculas o incluso alternarlas.

También podemos modificar el formato con métodos abreviados como, por ejemplo, si después de seleccionar un texto en minúsculas pulsamos SHIFT y
* una vez F3 obtendremos un texto con la primera letra de cada palabra en Mayúsculas (4)
* dos veces F3 obtendremos un texto totalmente en Mayúsculas (2)

Crear mensajes secretos en Word de forma sencilla 2

Si queremos mantener oculta una información en un documento Word también podemos acceder a métodos más rocambolescos, fáciles o, a veces, extraños:

   4. Otro muy sencillo podría ser comprimir la fuente para hacerla ilegible. Que se puede completar con otros métodos como el 1. Cambiar el color de la fuente a blanco cuando estamos con un fondo blanco. El proceso pasa por Seleccionar el texto, ir a la ficha Inicio grupo Fuente y en la pestaña Avanzado modificar el espaciado, por ejemplo, a comprimido a 3 puntos como puede verse en el ejemplo:
    

EJEMPLO DE OCULTAR TEXTO CON ESPACIADO

EJEMPLO DE OCULTAR TEXTO CON ESPACIADO

    5.       Otro clásico puede ser, después de cambiar el tipo, el color y el espaciado de la fuente, optar por cambiar el tamaño de la fuente que puede ser combinable con cualquiera de los anteriores. El texto minimizado del ejemplo tiene un tamaño de 4,5 puntos.

EJEMPLO DE OCULTAR TEXTO CON TAMAÑO

EJEMPLO DE OCULTAR TEXTO CON TAMAÑO

    6.  Otros métodos podrían basarse en introducir códigos secretos en tablas y utilizar la herramienta Buscar y reemplazar para eliminar unos determinados caracteres que desvelen el código secreto. La idea es obtener de una sopa de letras un código sabiendo el patrón a eliminar del mismo. Veamos un ejemplo:

T	D	A	S	E
A	R	D	E	M
S	E	U	Z	A
A	Z	A	C	N
M	A	N	A	O

Eliminando A, M, E, N, Z, D y S

T
	R
		U
			C
				O

  Recordad que si se necesita seguridad real en los mensajes, debemos ir a métodos de encriptación más complejos. Para más información, podéis leer el artículo Acerca de la criptografía y el cifrado en Office 2013.

Crear mensajes secretos en Word de forma sencilla 1

Cuando queremos mantener oculta una información en un documento Word pensamos en varios caminos:

Proteger el documento: Acudiendo a Archivo – Información – Proteger documento – Cifrar con contraseña. Microsoft recuerda que no puedes recuperar las contraseñas si las olvidas.

Pero siempre tenemos caminos más curiosos para ocultar, si no proteger, un mensaje oculto en un documento Word. Veamos algunos de ellos:

1.       Uno muy sencillo podría ser cambiar el color de fuente a blanco. Que se puede completar con otros pasos como minimizar el tamaño. Insertar una imagen y ajustarla delante del texto, etc.

2.       Otro clásico puede ser cambiar el tipo de fuente a alguno de tipo gráfico o desconocido y que el destinatario conozca para luego convertirlo en legible.

Ejemplo en Wingdings o MT Extra   Ejemplo en Wingdings o Aparajita

3.        El tercero que proponemos es establecer un código pactado de cambios en el texto para reemplazar determinados caracteres: es recomendable sustituir tanto vocales como consonantes para establecer más dificultad en encontrar el patrón. Usaremos CTRL+L (Buscar y Reemplazar)

Ejemplo. Patrón: sustituir o por w/p por a/e por i/r por h/ El mismo párrafo quedaría:

Hjhmalw. Aatrón: susthtuhr w awr w/a awr a/h awr h/r awr h/

Pulsa aquí para ver la siguiente entrada donde puedes ver más formas de ocultar o dificultar la visualización de un mensaje.

Prueba y no dudes en compartir cualquier otra sugerencia aquí abajo en Comentarios 

¿Glosario, índice o tabla de contenidos en Word? 2. Índice

Introducción

Ésta y la anterior entrada intentan explicar cómo hacer un glosario de palabras o términos, o un índice de un documento Word de la manera más sencilla posible.

Desarrollo

Lo primero tenemos que determinar es en qué herramienta se encuentra y, posteriormente, explicar cómo llevarlo a cabo.

Existen varias opciones con distintas ventajas e inconvenientes. Vamos a explicar dos de ellas:

Primera. Utilizando los estilos de Word con Tabla de contenido

Segunda. Utilizando los índices de Word marcando previamente las entradas del índice

(1)     Ver entrada anterior

(2)     En este segundo caso, utilizaremos también el texto indicado arriba para explicar el ejemplo. Vemos que también hay dos títulos de estos apartados: Introducción y Desarrollo. Lo primero que haremos será acceder a la ficha Referencias pero ahora al grupo Índice y marcar las entradas para nuestro índice (Curiosamente este cuadro de diálogo permanece abierto al acceder al texto y podemos marcar todas nuestras entradas, eso sí, pulsando en el cuadro de texto Entrada). Lo segundo que haremos será irnos al destino en el que deseamos que figure nuestro índice y volver ahora a la misma ficha y grupo y pulsar en Insertar índice donde vamos a elegir el Formato del índice y de los números de página. El resultado, que no será dinámico y que habrá que incorporarle un título, es el de abajo:

D

Desarrollo................................................................... 2

I

Introducción............................................................... 2

¿Glosario, índice o tabla de contenidos en Word? 1. Tabla de contenido

Introducción

Ésta y la siguiente entrada intentan explicar cómo hacer un glosario de palabras o términos, o un índice de un documento Word de la manera más sencilla posible.

Desarrollo

Lo primero tenemos que determinar es en qué herramienta se encuentra y, posteriormente, explicar cómo llevarlo a cabo.

Existen varias opciones con distintas ventajas e inconvenientes. Vamos a explicar dos de ellas:

1.       Primera. Utilizando los estilos de Word con Tabla de contenido

2.       Segunda. Utilizando los índices de Word con marcación previa de las entradas del índice

(1)    En el primer caso, utilizaremos el texto indicado arriba para explicar el ejemplo. Vemos que hay dos títulos de estos apartados: Introducción y Desarrollo. Ambos tienen, por defecto, estilo “normal”. Lo primero que haremos será aplicarles el estilo Título 1 (de momento nos conformaremos con un índice de un solo nivel y con el estilo predeterminado de Word para el Título 1. Éste último aspecto puede no gustarnos y tendremos que crear nuestros propios estilos o modificar los que predetermina Word pero eso será en otra entrada). Lo segundo será acceder a la ficha Referencias y al grupo Tabla de contenido y aplicar la Tabla automática 1 en el lugar donde queramos que aparezca. El resultado es el del pie y será dinámico (es decir, al pulsar directamente o con CTRL iremos a la ubicación con el texto del título indicado):

Contenido

Introducción.............1

Desarrollo. 1.................1

Buscar y reemplazar en Office 2010

En la ficha Inicio de la cinta de opciones de la mayoría de aplicaciones Office 2010 podemos encontrar una herramienta muy útil que nos sirve para BUSCAR.
Podemos buscar aspectos generales como una palabra concreta en el archivo en cuestión pero también podemos afinar con un formato determinado, que esté en una hoja concreta (si es Excel por ejemplo) diferenciando entre mayúsculas y minúsculas, etc.
También podemos utilizar los comodines más habituales: el interrogante (?) representa un carácter y el asterisco (*) que representa uno o más caracteres. Veamos dos ejemplos de cada uno:
- Podemos buscar con el asterisco, por ejemplo, palabras que empiezan por a, luego utilizaríamos "a*".
- Las búsquedas con el interrogante no son tan precisas como podrían serlo en MS-DOS y, ahora, si buscamos una palabra de dos letras que acabe en a del tipo: "la", "sa", "ta", deberíamos utilizar "?a" pero nos encontramos con el siguiente matiz y consiste en que, con esta búsqueda, aparecerán también palabras del tipo "latón", "sala" o "taxi" porque el comodín actúa como "?a*" y no como esperábamos limitando a dos letras.

Esta herramienta de búsqueda es muy útil y nos ahorra bastante trabajo en la localización de valores (palabras, números, etc.) pero su utilidad se multiplica si, además, le incorporamos la posibilidad de REEMPLAZAR los valores encontrados pero, eso, lo veremos en otra entrada.

Movimiento dentro de un tabla de Word

Cuando incluimos una tabla en nuestros trabajos de Word: a veces el desplazamiento y/o uso de la misma no es tan intuitiva como pensamos. Aquí van algunos consejos y luego un enlace para encontrar más métodos abreviados en Word y en todo Microsoft Office.

DESPLAZAMIENTOS

 Para movernos dentro de la tabla con las flechas de desplazamiento o el ratón. Cuando queremos incorporar una fila más, basta con situarnos en la última fila y darle al tabulador.
A veces cuando queremos tabular (desplazarnos dentro de una celda) le damos al tabulador y lo que conseguimos es pasar de celda: para el desplazamiento interno usaremos CTRL y el tabulador.
Para avanzar de celda, por supuesto con el tabulador y para retroceder usamos el SHIFT (mayúsculas) y el tabulador.
Como siempre puedes consultar más movimientos en la siguiente Ayuda de Microsoft.

¿Qué es Publisher?

Es la aplicación de autoedición de Microsoft dice Wikipedia. Con este programa se pueden crear materiales enfocados al marketing aunque también ofrece posibilidades más lúdicas a nivel personal como tarjetas de felicitación o invitaciones. Hay quien dice que es un hermano pequeño de Word.
Aunque existen otros programas considerados más profesionales, su sencillez y las mejoras en sus últimas versiones hace que se utilicen su variedad de plantillas que no precisan de grandes conocimientos de diseño y maquetación.
Se puede ver más información ya para la versión 2013 en la página de Microsoft.

Los filtros en Excel: Una selección de un todo

Cuando aplicamos filtros en Excel es porque queremos extraer y/o visualizar unos determinados datos de una base (rango, conjunto de datos) que cumplan unas determinadas condiciones.
Básicamente diferenciaremos entre filtros automáticos (aunque no lo sean) y filtros avanzados. Para los primeros, podemos seleccionar de forma muy rápida y los avanzados requieren un poco más de atención y conocimiento.
Con los filtros automáticos, podemos filtrar por formato, valores y criterios pero con ciertas limitaciones como podemos consultar en Exceltotal y en la Ayuda de Microsoft.
Para los filtros avanzados, los criterios pueden resultar más complejos pero podemos consultar también en esta Ayuda o en Informaticapc.

En Excel ¿el tamaño importa? Límites y desplazamientos con CTRL

¿A veces nos preguntamos cuántas celdas tiene una hoja de cálculo Excel? Y ¿cómo llegar a ellas de una forma rápida?

La respuesta a la primera pregunta sería DEPENDE. Depende de la versión como bien apunta la página Exceltotal. En concreto, la versión con la que actualmente trabajamos, 2010, tiene -en cada hoja- 1.048.576 filas por 16.384 columnas lo que nos lleva a poder utilizar más de 17.000 millones de celdas: Seguro que tendremos bastante y, si no, utilizaremos la hoja 2 o la 3...

Es curioso conocer también que podemos utilizar 16 millones de colores y otras muchas características que pueden consultar en la Ayuda de Microsoft.

Para la segunda pregunta es muy interesante conocer el uso del CTRL que, pulsado con las flechas del cursor del teclado ïñòð, nos permite desplazarnos en la hoja de una manera cómoda.

Por ejemplo, si queremos comprobar el tamaño de una hoja -comentado en el segundo párrafo de esta entrada- y queremos ir a la última celda XFD1048576 (en verde), pulsamos primero CTRL+ò y nos llevará a la última fila (1048576) y para acceder a la última columna, pulsamos CTRL+ð y nos llevará a la columna (XFD). Ten en cuenta que, en caso de tener datos, la celda activa se irá parando en los mismos hasta llegar al final (tanto en filas como en columnas). Haz pruebas con CTRL y ïñòð

Cabeceras y formato tabla en Excel

En ocasiones, deseamos dar a nuestras hojas de cálculo unas cabeceras más serias y podemos utilizar, entre otras herramientas, los bordes en diagonal, la alineación del texto en la celda y los colores e incluso trabajar con un rango -como una tabla- de la misma manera que lo hacemos en otras aplicaciones Office como Estilos de tabla. Veremos cómo realizar el siguiente ejemplo:

Los títulos de la fila 2 han sido rellenados de forma horizontal y han sufrido la siguiente secuencia:
1. Selecciona el rango B2:E2 y aplica en la ficha Inicio. Celdas. Formato de celdas. ALINEACIÓN. Orientación. 45º ángulo ascendente. Alineación del texto: Horizontal y Vertical: Centrar.
2.  Aplica en Inicio. Celdas. Formato de celdas. BORDES. Borde diagonal
Selecciona ahora toda la tabla (rango B2:E5) y
3.  Aplica en Inicio. Celdas. Formato de celdas. FUENTES. Todos los bordes y luego Borde de cuadro Grueso.
4. Con la misma selección, aplica en Inicio. Dar formato como tabla. Elige un estilo que realce tus datos. En el ejemplo: Estilo de tabla medio 9. Aparecerá también el filtro activado.
5. Utiliza los colores y formatos de celdas más apropiados para los datos que vayas a introducir. Podrás modificar mucho más de este estilo con la cinta Diseño de Herramientas de tabla que se activa al seleccionar la tabla. Obtendrás un resultado como el del ejemplo.
Para saber más para aplicar formato puedes consultar la ayuda de Microsoft sobre este tema o para decorar los documentos, también con la ayuda de Microsoft, pulsando aquí.